So funktioniert eine Online-Tischreservierung

Wer heute einen Tisch im Restaurant reservieren möchte, greift häufig zum Smartphone. Statt während der Öffnungszeiten anzurufen, können Gäste ihre Reservierung bequem online vornehmen – zu jeder Tages- und Nachtzeit.

Für Restaurants, Cafés und Bars bietet ein Online-Reservierungssystem ebenfalls Vorteile: Reservierungen werden zentral erfasst, verfügbare Kapazitäten automatisch geprüft und die tägliche Organisation erleichtert.

Doch wie funktioniert eine Online-Tischreservierung eigentlich? Was passiert im Hintergrund und welche Möglichkeiten haben Restaurantbetreiber? Wir erklären dir den Ablauf Schritt für Schritt.

So funktioniert eine Online-Tischreservierung

Eine Online-Reservierung besteht im Wesentlichen aus wenigen Schritten. Der Gast wählt seinen Wunschtermin, gibt die Personenzahl an und übermittelt seine Kontaktdaten.

Ein modernes Reservierungssystem prüft dabei, ob zur gewünschten Zeit überhaupt noch ausreichend Kapazitäten vorhanden sind.

Bei Table4U läuft der Reservierungsvorgang folgendermaßen ab:

1. Datum, Uhrzeit und Personenzahl auswählen

Der Gast öffnet die Reservierungsseite des Restaurants und wählt zunächst das gewünschte Datum sowie die Anzahl der Personen.

Anhand der hinterlegten Öffnungszeiten, verfügbaren Tische und bestehenden Reservierungen ermittelt Table4U die buchbaren Uhrzeiten.

Geschlossene Tage und nicht verfügbare Termine werden bei der Auswahl entsprechend berücksichtigt.

So sieht der Gast direkt, wann eine Reservierung möglich ist.

2. Verfügbarkeit und Tische prüfen

Nach der Auswahl prüft das System, welche Tische für die gewünschte Personenzahl zur Verfügung stehen.

Dabei zählt nicht nur die Gesamtzahl freier Sitzplätze. Entscheidend ist auch, ob tatsächlich ein geeigneter Tisch oder eine passende Tischkombination verfügbar ist.

Je nach Tarif und Restauranteinstellung können Gäste einen verfügbaren Tisch beziehungsweise Bereich auswählen. Alternativ erfolgt die Tischzuweisung über das Reservierungssystem.

Ist zur gewünschten Uhrzeit keine passende Kapazität vorhanden, kann der Gast eine andere verfügbare Zeit auswählen.

3. Kontaktdaten eingeben und Reservierung absenden

Anschließend trägt der Gast seine Kontaktdaten ein. Dazu gehören beispielsweise Name und E-Mail-Adresse.

Zusätzliche Wünsche oder Hinweise lassen sich ebenfalls übermitteln, etwa wenn ein Kinderstuhl benötigt wird oder ein besonderer Anlass bevorsteht.

Nach dem Absenden wird die Reservierung im System gespeichert und steht dem Restaurant unmittelbar in der Reservierungsverwaltung zur Verfügung.

4. Reservierungsbestätigung erhalten

Der Gast erhält eine E-Mail mit den Informationen zu seiner Reservierung.

Je nach Einstellungen des Restaurants kann eine Reservierung direkt bestätigt werden oder zunächst zur Bearbeitung eingehen.

Das Restaurant kann die Buchung anschließend in seiner Verwaltung einsehen und bei Bedarf bearbeiten.

Wie verwaltet ein Restaurant seine Online-Reservierungen?

Für Restaurantbetreiber ist nicht nur die Buchung durch den Gast wichtig. Entscheidend ist vor allem, dass sich alle Reservierungen im Restaurantalltag einfach verwalten lassen.

Mit einem digitalen Reservierungssystem können Mitarbeiter jederzeit nachvollziehen, welche Gäste erwartet werden und welche Tische bereits reserviert sind.

Alle Reservierungen zentral im Blick

Im Table4U-Dashboard werden die Reservierungen übersichtlich dargestellt.

Neben dem Reservierungsdatum und der Uhrzeit sind unter anderem die Personenzahl, der zugewiesene Tisch und der aktuelle Reservierungsstatus ersichtlich.

Dabei können verschiedene Zustände unterschieden werden, beispielsweise:

• Offen
• Bestätigt
• Am Tisch
• Nicht erschienen

So erkennt das Restaurantpersonal schnell, welche Gäste noch erwartet werden und welche bereits eingetroffen sind.

Auch telefonisch oder persönlich entgegengenommene Reservierungen lassen sich manuell erfassen. Dadurch werden Online- und Offline-Reservierungen gemeinsam verwaltet.

Grafischer Tischplan für eine bessere Übersicht

Je nach gebuchtem Tarif steht zusätzlich ein grafischer Tischplan zur Verfügung.

Hier können die Tische entsprechend ihrer tatsächlichen Anordnung im Restaurant dargestellt werden. Das erleichtert die Übersicht über reservierte und belegte Plätze.

Für größere Gästegruppen lassen sich außerdem geeignete Tischkombinationen hinterlegen.

Wichtig: Ein grafischer Tischplan ist nicht in jedem Table4U-Paket enthalten. Der Basic-Tarif konzentriert sich auf die grundlegende Reservierungsverwaltung, während Standard und Premium erweiterte Möglichkeiten zur Tischorganisation bieten.

Wie verhindert ein Reservierungssystem Überbuchungen?

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Online-Reservierungssystems ist die Prüfung verfügbarer Kapazitäten.

Würde ein System lediglich die gesamte Anzahl der Sitzplätze zählen, könnte es passieren, dass zwar rechnerisch genügend Plätze frei sind, aber kein geeigneter Tisch für eine bestimmte Gästegruppe zur Verfügung steht.

Ein Beispiel:

Ein Restaurant hat noch sechs freie Sitzplätze. Diese verteilen sich jedoch auf drei voneinander getrennte Zweiertische.

Möchte nun eine Gruppe mit sechs Personen reservieren, bedeutet das nicht automatisch, dass ein geeigneter Tisch vorhanden ist.

Table4U berücksichtigt bei der Verfügbarkeitsprüfung die hinterlegten Tische, deren Kapazitäten und gegebenenfalls definierte Tischkombinationen.

Außerdem werden bereits bestehende Reservierungen und die eingestellte Reservierungsdauer berücksichtigt.

So lassen sich Doppelbelegungen im regulären Online-Buchungsprozess vermeiden.

Welche Einstellungen kann ein Restaurant selbst vornehmen?

Jeder Gastronomiebetrieb arbeitet anders. Während manche Restaurants durchgehend geöffnet haben, bieten andere beispielsweise mittags und abends unterschiedliche Reservierungszeiten an.

Deshalb sollte sich ein Online-Reservierungssystem an die Abläufe des Restaurants anpassen lassen.

Mit Table4U können unter anderem folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Öffnungszeiten: Lege fest, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten Reservierungen angenommen werden.
• Sonderöffnungs- und Schließzeiten: Berücksichtige abweichende Öffnungsregelungen und besondere Schließtage, soweit von der jeweiligen Systemfunktion unterstützt.
• Reservierungsdauer: Bestimme, wie lange ein Tisch für eine Reservierung eingeplant wird.
• Tische und Kapazitäten: Hinterlege verfügbare Tische und deren Sitzplatzanzahl.

• Restaurantbereiche: Verwalte je nach Tarif beispielsweise Innenbereich, Terrasse oder Biergarten.

• Reservierungsbestätigungen: Passe den Ablauf und die Benachrichtigungen für eingehende Reservierungen an.

Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Table4U-Paket ab.

Benötigt man für Online-Tischreservierungen eine eigene Website?

Nein. Eine eigene Restaurant-Website ist für Online-Reservierungen nicht zwingend erforderlich.

Table4U stellt jedem Restaurant eine persönliche Reservierungsseite zur Verfügung. Diese lässt sich beispielsweise über soziale Netzwerke, einen QR-Code oder einen Link in der Google-Unternehmenspräsenz teilen.

Wenn bereits eine eigene Website vorhanden ist, kann das Restaurant dort auf seine Reservierungsseite verlinken.

Mit den entsprechenden Table4U-Paketen lässt sich das Reservierungsformular außerdem direkt in die Website einbetten oder über ein Popup öffnen.

Die Gäste können dadurch reservieren, ohne die gewohnte Restaurant-Website verlassen zu müssen.

Welche Vorteile bietet eine Online-Tischreservierung?

Vorteile für Restaurantbetreiber

Ein digitales Reservierungssystem kann den Arbeitsaufwand im Restaurant deutlich reduzieren.

Reservierungen müssen nicht mehr ausschließlich telefonisch entgegengenommen werden. Gerade während der Stoßzeiten kann das Personal dadurch entlastet werden.

Weitere Vorteile sind:

• Zentrale Verwaltung aller Reservierungen
• Automatische Prüfung verfügbarer Kapazitäten
• Übersicht über erwartete und bereits eingetroffene Gäste
• Weniger Aufwand bei telefonischen Rückfragen
• Bessere Planung der Tischbelegung
• Reservierungen auch außerhalb der Öffnungszeiten

Vorteile für Gäste

Auch Gäste profitieren von der Möglichkeit, einen Tisch online zu reservieren.

Sie müssen nicht auf die Öffnungszeiten des Restaurants achten und können ihre Reservierung bequem vom Smartphone, Tablet oder Computer aus vornehmen.

Dabei sehen sie verfügbare Reservierungszeiten und erhalten nach der Buchung eine entsprechende Benachrichtigung.

Das macht die Tischreservierung einfacher und unabhängig von telefonischer Erreichbarkeit.

Fazit: Online-Tischreservierungen erleichtern den Restaurantalltag

Ein Online-Reservierungssystem ist mehr als ein digitales Kontaktformular.

Es verbindet die Reservierungsannahme mit der Tisch- und Kapazitätsverwaltung und hilft dabei, die Abläufe im Restaurant übersichtlich zu organisieren.

Für kleinere Restaurants kann bereits eine einfache digitale Reservierungsverwaltung ausreichen. Größere Betriebe profitieren zusätzlich von Funktionen wie grafischen Tischplänen, mehreren Restaurantbereichen und Tischkombinationen.

Mit Table4U können Restaurants diese Möglichkeiten nutzen, ohne für jede eingehende Reservierung eine zusätzliche Provision bezahlen zu müssen.

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Weitere Informationen findest du in unserer Funktionsübersicht und auf der Seite Online-Reservierungssystem für die Gastronomie.